5. Tahap Penyiapan Dokumen Administrasi Kegiatan
Pelaksana kegiatan melakukan penyiapan dokumen administrasi kegiatan deengan berkoordinasi dengan kepala Desa. Adapun Dokumen administrasi kegiatan yang disiapkan paling tidak meliputi :
- Dokumen RKP Desa beserta lampiran,
- Dokumen APB Desa,
- Dokumen administrasi keuangan,
- Dokumentasi foto/gambar sebelum kegiatan pembangunan dilakukan,
- Daftar masyarakat penerima manfaat,
- Pernyataan kesanggupan pelaksana kegiatan menyelesaikan pekerjaan
- Penyiapan dokumen peralihan hak melalui hibah dari warga masyarakat kepada Desa atas lahan/tanah yang menjadi aset Desa sebagai dampak kegiatan pembangunan Desa,
- Dokumen jual-beli antara warga masyarakat dengan Desa atas lahan/tanah yang terkena dampak kegiatan pembangunan Desa,
- Dokumen pernyataan kesanggupan dari warga masyarakat untuk tidak meminta ganti rugi atas bangunan pribadi dan/atau tanaman yang terkena dampak kegiatan pembangunan Desa,
- Dokumen pembayaran ganti rugi atas bangunan pribadi dan/atau tanaman yang terkena dampak kegiatan pembangunan Desa, dan
- Laporan hasil analisis sederhana perihal dampak sosial dan lingkungan.
6. Tahap Pengadaan Tenaga Kerja Dan Bahan/Material
Pelaksanaan kegiatan pembangunan Desa mengutamakan pemanfaatan sumberdaya manusia dan sumberdaya alam yang ada di Desa serta mendayagunakan swadaya dan gotong royong masyarakat.
Pelaksana kegiatan mendayagunakan sumberdaya manusia yang ada di Desa sekurang-kurangnya melakukan :
- Pendataan kebutuhan tenaga kerja,
- Pendaftaran calon tenaga kerja,
- Pembentukan kelompok kerja,
- Pembagian jadwal kerja, dan
- Pembayaran upah dan/atau honor.
Pelaksana kegiatan mendayagunakan sumberdaya alam yang ada di Desa,sekurang-kurangnya melakukan:
- Pendataan kebutuhan material/bahan yang diperlukan;
- Penentuan material/bahan yang disediakan dari Desa; dan
- Menentukan cara pengadaan material/bahan.
Besaran harga material/bahan sebagaimana dimaksu,d sesuai dengan perhitungan harga yang tercantum di dalam RKP Desa yang ditetapkan dalam APB Desa.
Sedangkan Pelaksana kegiatan mendayagunakan swadaya dan gotong royong masyarakat Desa, sekurang-kurangnya melakukan :
- Penghimpunan dan pencatatan dana swadaya masyarakat, sumbangan
- Dari pihak ketiga, dan tenaga sukarela dari unsur masyaraka,
- Pendataan sumbangan masyarakat Desa dan/atau pihak ketiga yang
- Berbentuk barang,
- Pendataan hibah dari masyarakat Desa dan/atau pihak ketiga,
- Pembentukan kelompok tenaga kerja sukarela, dan
- Penetapan jadwal kerja.
Jenis dan jumlah swadaya masyarakat serta tenaga sukarela, sekurangkurangnya sesuai dengan rencana yang tercantum di dalam RKP Desa yang ditetapkan dalam APB Desa.
Sebagai bukti bahwa Kepala Desa menjamin pelaksanaan swadaya dan gotong royong masyarakat, minimal perlu mengadministrasikan dokumen :
- Pernyataan hibah atas lahan/tanah yang terkena dampak kegiatan pembangunan Desa dan diikuti dengan proses pembuatan akta hibah oleh kepala Desa. Akta hibah dibiayai melalui APB Desa, dan
- Pernyataan tidak meminta ganti rugi atas bangunan pribadi dan/atau tanaman yang terkena dampak kegiatan pembangunan Desa.
Yang perlu menjadi perhatian adalah bahwa pelaksanaan kegiatan pembangunan Desa dilakukan tanpa merugikan hak-hak rumah tangga miskin atas aset lahan/tanah, bangunan pribadi dan/atau tanaman yang terkena dampak kegiatan pembangunan Desa dilakukan dengan cara :
- Peralihan hak kepemilikan atas lahan melalui jual beli,
- Pemberian ganti rugi atas bangunan pribadi, termasuk tanaman Dalam rangka perlindungan hak-hak rumah tangga miskin, maka pembiayaan dilakukan melalui APB Desa.
Pelaksanaan Kegiatan
Kepala Desa mengoordinasikan tahapan pelaksanaan kegiatan yang Sekurang-kurangnya meliputi :
- Rapat kerja dengan pelaksana kegiatan,
- Pemeriksaan pelaksanaan kegiatan infrastruktur Desa,
- Perubahan pelaksanaan kegiatan,
- Pengelolaan pengaduan dan penyelesaian masalah,
- Penyusunan laporan hasil pelaksanaan kegiatan,
- Musyawarah pelaksanaan kegiatan Desa dalam rangka,
- Pertanggungjawaban hasil pelaksanaan kegiatan, dan
- Pelestarian dan pemanfaatan hasil kegiatan.
1. Rapat Kerja Pelaksanaan Kegiatan
Kepala Desa menyelenggarakan rapat kerja pelaksana kegiatan dalam rangka pembahasan tentang perkembangan pelaksanaan kegiatan.
Berdasarkan laporan pelaksana kegiatan kepada kepala Desa. Rapat kerja dilaksanakan sekurang-kurangnya 3 (tiga) tahap mengikuti tahapan pencairan dana Desa yang bersumber dari Anggaran dan Pendapatan Belanja Negara.
Rapat kerja sebagaimana dimaksud, membahas antara lain :
- perkembangan pelaksanaan kegiatan,
- pengaduan masyarakat,
- masalah, kendala dan hambatan,
- target kegiatan pada tahapan selanjutnya, dan
- perubahan kegiatan.
Kepala Desa dapat menambahkan agenda pembahasan rapat kegiatan sebagaimana dimaksud, sesuai dengan kondisi perkembangan pelaksanaan kegiatan yang ada di Desa.
2. Pemeriksaan Kegiatan Infrastruktur Desa
Dalam proses pemeriksaan kegiatan infrastruktur Desa, Kepala Desa dapat dibantu oleh tenaga ahli di bidang pembangunan infrastruktur sesuai dengan dokumen RKP Desa.
Salah satu prinsip dalam pelaksanaan pembangunan Desa adalah optimalisasi Sumber Daya Manusia yang ada di Desa, maka dalam pengadaan tenaga ahli diutamakan berasal dari masyarakat Desa.
Jika tidak tersedia tenaga ahli yang berasal dari Desa, tenaga ahli dapat berasal satuan kerja perangkat daerah kabupaten/kota yang membidangi pekerjaan umum dan/atau tenaga pendamping profesional.
Pemeriksaan dilakukan dengan cara memeriksa dan menilai sebagian dan / atau seluruh hasil pelaksanaan kegiatan pembangunan infrastruktur Desa yang dilakukan melalui 3 tahap meliputi :
- Tahap pertama : tahap terhadap 40% dari keseluruhan target kegiatan,
- Tahap kedua : tahap terhadap 80% dari keseluruhan target kegiatan, dan
- Tahap ketiga :tahap terhadap 100% dari keseluruhan target kegiatan.
Pemeriksa melaporkan kepada kepala Desa perihal hasil pemeriksaan pada setiap tahapan dan Laporan hasil pemeriksaan teersebut menjadi bahan pengendalian pelaksanaan kegiatan oleh kepala Desa.
3. Perubahan Pelaksanaan Kegiatan
Perubahan terhadap pelaksanaan kegiatan pembangunan di Desa disebabkan adanya kejadian khusus.
Untuk itu Pemerintah daerah kabupaten/kota perlu menetapkan peraturan dalam bentuk PERBUP/PERWALIKOTA tentang kejadian khusus yang berdampak pada perubahan pelaksanaan kegiatan pembangunan di Desa.
Penyebab kejadian khusus tersebut diantaranya adalah :
- Kenaikan harga,
- Kelangkaan bahan/material, dan
- Force mayor seperti bencana alam, kebakaran, banjir dan kerusuhan sosial.
Perubahan kegiatan sebagaimana dimaksud, dilakukan dengan ketentuan :
- Penambahan nilai pagu dana kegiatan yang ditetapkan dalam APB Desa dilakukan melalui :
- Swadaya masyarakat,
- Bantuan pihak ketiga, dan/atau,
- Bantuan keuangan dari pemerintah, pemerintah provinsi, dan/atau pemerintah kabupaten/kota,
- Tidak mengganti jenis kegiatan yang ditetapkan dalam APB Desa, dan
- Tidak melanjutkan kegiatan sampai perubahan pelaksanaan kegiatan disetujui oleh kepala Desa.
- Perubahan kegiatan tersebut dilengkapi dengan bukti administrasi yang berupa :
- BA perubahan kegiatan,
- Perubahan desain & RAB kegiatan. khusus untuk kegiatan bidang infrastruktur Desa. Perubahan pelaksanaan kegiatan ditetapkan dengan keputusan kepala Desa,
- Berita acara sebagaimana dimaksud pada ayat (2), menjadi dasar bagi kepala Desa menetapkan perubahan pelaksanaan kegiatan, dan
- Perubahan pelaksanaan kegiatan ditetapkan dengan keputusan kepala Desa.
4. Pengelolaan Pengaduan dan Penyelesaian Masalah
Yang perlu dilaukan dalam pengelolaan pengaduan & penyelesaian masalah minimal meliputi kegiatan :
- Kotak pengaduan masyarakat,
- Analisa masalah pengaduan masyarakat,
- Penetapan status masalah, dan
- Penyelesaian masalah.
Ketentuan Penanganan pengaduan dan penyelesaian masalah
- Menjaga rahasia identitas pelapor/pengadu,
- Penyelesaian masalah di tingkat pelaksana kegiatan,
- Sosialisasi tingkat perkembangan penanganan masalah kepada masyarakat Desa,
- Melibatkan masyarakat Desa, dan
- Dokumentasi bukti pengaduan, penyelesaian masalah dan hasil kesepakatan yang dituangkan dalam BA Musyawarah Desa.
